Notion, planilha e IA de conversa no consultório: checklist CFP e LGPD

Notion, planilha e IA de conversa não são prontuário psicológico. O CFP não os proibiu pelo nome. O problema começa quando essa pilha vira o registro que a Resolução CFP nº 01/2009 exige guardar por no mínimo 5 anos, em local que garanta sigilo, e que precisa estar à disposição do Conselho.

A combinação é comum: Notion para o caso, planilha para o caixa, WhatsApp para o horário, uma IA de conversa para “passar a limpo” a sessão. Parece organizado. Na prática, dado de saúde entrou em ferramenta de produtividade e num modelo de linguagem genérico, sem contrato de operador pensado para clínica.

Este texto é do Sinthoma. Temos um prontuário para oferecer. A leitura honesta ainda vale: dá para usar ferramenta genérica em parte da rotina. O que não dá é fingir que uma página no Notion, uma planilha e uma conversa com IA cumprem, sozinhos, CFP e LGPD.

Aviso: material orientativo. Não substitui o CRP da sua jurisdição nem consultoria jurídica. As normas abaixo foram lidas pelo número; o que a ferramenta de terceiros faz muda, e precisa ser conferido na política vigente.

O que essa pilha faz bem (e o que ela não é)

Ela organiza a sua cabeça. Não substitui o registro documental obrigatório. Notion segura texto e banco; planilha segura número; a IA de conversa redige rascunho. Nenhuma das três nasceu para ser o documento sigiloso do art. 1º da Resolução CFP nº 01/2009.

O consultório pede duas camadas que quase ninguém separa no mesmo workspace:

1. Anotação de trabalho. O que você escreve para si, sem forma exigida. Continua seu.
2. Registro / prontuário. Identificação, demanda, evolução, procedimentos, encaminhamento ou encerramento. É o que a 01/2009 pede, em papel ou informatizado, com caráter sigiloso.

Quando as duas camadas moram na mesma página, o material clínico viaja no convite, no “share” e no backup do celular da família. A distinção está em prontuário ou registro documental.

Ferramenta genérica ainda serve para bibliografia, estudo de teoria, lista de tarefas do consultório e caso fictício. O ponto cego é o paciente real.

O que a Resolução CFP nº 01/2009 pede de verdade

A 01/2009 torna obrigatório o registro documental da prestação de serviços psicológicos. Em papel ou informatizado, o registro é sigiloso, precisa estar atualizado e organizado, e deve contemplar de forma sucinta o trabalho, a evolução e os procedimentos técnico-científicos adotados (art. 1º, §§ 1º e 2º).

O art. 2º pede, em conjunto: identificação; demanda e objetivos; evolução acompanhável; encaminhamento ou encerramento; instrumentos de avaliação em pasta exclusiva; cópias dos documentos emitidos (data, finalidade, destinatário).

A guarda é do psicólogo ou da instituição (art. 4º). O prazo mínimo é de 5 anos, ampliável por lei, ordem judicial ou caso específico. O § 2º do art. 4º é o trecho que a pilha Notion + Drive costuma falhar em silêncio: o registro deve ficar em local que garanta sigilo e privacidade e se mantenha à disposição dos Conselhos para orientação e fiscalização, como meio de prova idônea.

Uma pasta “Consultório 2024” no Notion pessoal, misturada com lista de compras e o TCC da especialização, não é um local desenhado para isso. Se o CRP pedir o material, ou se você precisar se defender, a pergunta prática é: você reconstitui o caso com data, autoria e integridade, ou só tem um recorte de página que alguém pode ter editado sem trilha?

Detalhe de prazo e backup: guarda de prontuário digital. O guia de prontuário online traduz a mesma norma para software.

Onde entra a Resolução CFP nº 06/2019

A 06/2019 não rege o prontuário. Ela rege os documentos escritos que você emite a partir do registro: declaração, atestado, relatório, laudo e parecer. Não substituiu a 01/2009.

Copiar a evolução da planilha e colar num “modelo de laudo” do Notion não transforma o recorte em documento da 06/2019. O documento externo nasce com destinatário, finalidade e estrutura próprios. Entregar o banco inteiro, ou a conversa com a IA, no lugar do documento certo é o erro clássico.

Se a demanda é “preciso emitir X”, o caminho é o manual de documentos do CFP, não um prompt.

Onde entra a Resolução CFP nº 09/2024 (e o WhatsApp)

A 09/2024 regula o exercício da Psicologia mediado por tecnologias digitais e revogou a 11/2018. Ela não lista WhatsApp, Notion nem nenhuma IA de conversa pelo nome. Coloca a avaliação da ferramenta na sua responsabilidade.

O art. 4º pede que você avalie as condições de confidencialidade e privacidade das informações. Os contratos de serviço mediado por tecnologia (art. 7º) devem abarcar o combinado com a pessoa atendida. O parágrafo único obriga a especificar quais recursos tecnológicos garantem o sigilo e a informar isso ao paciente.

Tradução para a mesa do consultório:

• Sessão clínica pede ambiente em que você consiga defender sigilo e o combinado registrado. Chamada de vídeo no WhatsApp e evolução no chat pessoal falham esse teste com frequência: não há DPA de dado de saúde com a Meta nem log clínico de sessão.
• Logística (marcar, confirmar, link, cobrança) é outro patamar, se o combinado for explícito: conteúdo de sessão não entra no aplicativo.

A 09/2024 não é um selo de plataforma. É um dever de escolha consciente. Checklist ponto a ponto: Resolução CFP 09/2024 na prática. O recorte do aplicativo de mensagem: psicólogo pode atender por WhatsApp?.

O que a LGPD muda na mesma mesa

A Lei nº 13.709/2018 trata dado referente à saúde como dado pessoal sensível (art. 5º, II). O tratamento desse dado só cabe nas hipóteses do art. 11. No consultório, a base mais frequente para o prontuário é a tutela da saúde por profissional de saúde (art. 11, II, “f”), não um “aceito os termos” genérico do Notion.

Você é o controlador. Notion, Google e o fornecedor da IA, quando processam o que você digitou, atuam como operadores (ou como controladores próprios, conforme o produto e o contrato). A escolha da ferramenta é sua. “Mas era o app que eu usava” não atravessa fiscalização da ANPD nem processo ético.

Três artigos que a pilha genérica costuma ignorar:

O art. 18 dá ao paciente direito de acesso, correção e, nas hipóteses legais, exclusão. Se o histórico está fatiado entre Notion, e-mail, WhatsApp e uma conversa com IA, cumprir o pedido vira caça ao tesouro. Guia prático: LGPD para psicólogos.

Checklist CFP + LGPD para Notion, planilha e IA de conversa

Use isto como pente-fino. Se dois ou mais itens falharem no material clínico, o próximo passo não é “organizar melhor a base”. É tirar dado de paciente da ferramenta genérica.

• [ ] O que está no Notion / na planilha / na IA de conversa é anotação pessoal, não o registro da 01/2009? Se for o registro, ele está completo (art. 2º) e atualizado?
• [ ] Consigo guardar isso por 5 anos com integridade, mesmo se a conta for bloqueada, o plano mudar ou eu esquecer a senha?
• [ ] Se o Conselho pedir o material amanhã, entrego prova idônea ou um export bagunçado?
• [ ] Ninguém além de mim acessa evolução clínica (sem convite de workspace, sem aba compartilhada, sem grupo de WhatsApp “da clínica” com conteúdo de sessão)?
• [ ] Documentos da 06/2019 saem como documento novo, não como print da planilha?
• [ ] Atendimento online: a sessão acontece em ambiente que eu sei defender; o WhatsApp fica na logística; o paciente foi informado dos recursos de sigilo (09/2024, art. 7º, parágrafo único)?
• [ ] Dado de saúde não vai para IA genérica. Se alguma IA processa sessão, há base legal, combinado no TCLE e política de não treinamento verificada (Cartilha de IA do CFP, dez/2025)?
• [ ] Há DPA (ou equivalente) com quem trata o dado clínico, ou estou usando conta pessoal de produtividade como se fosse operador de saúde?
• [ ] Transferência internacional (LGPD art. 33) está documentada, não só “está na nuvem”?
• [ ] Consigo exportar e, depois do prazo de guarda, excluir de forma verificável (art. 18)?

O checklist específico de IA (treino, DPA, residência): IA para psicólogo e LGPD.

Notion: o que a ferramenta diz e o que o consultório precisa

O Notion pessoal não é prontuário da 01/2009. É workspace de produtividade. A própria Notion, na ajuda de segurança da Notion AI consultada em 14/09/2026, não se apresenta como registro clínico brasileiro.

Na mesma página a empresa afirma que, por padrão, ela e seus subprocessadores de IA não usam Customer Data para treinar modelos. A retenção junto aos provedores de modelo muda com o plano: Enterprise opera com retenção zero; fora do Enterprise, o padrão é até 30 dias. Compromissos no nível HIPAA aparecem associados ao Enterprise. Isso é melhor do que o mito “tudo que você digita treina a IA”. Não transforma a conta pessoal num registro do CFP.

O que continua em aberto para o consultório brasileiro, na conta que a maioria usa:

• Você segue sendo controlador de dado sensível (LGPD art. 11). A política da Notion fala em Customer Data e em DPA no contexto do produto dela, não em prontuário CFP.
• Convite de workspace, template da galeria e Notion AI em cima de evolução mudam quem alcança o texto. A documentação da Notion diz que a IA respeita permissões existentes: quem já vê a página, a IA também vê.
• Fora do Enterprise, retenção de até 30 dias em provedor de modelo é um ponto a documentar. A Cartilha pede saber por quanto tempo o dado fica e qual a garantia de não treino.
• Recuperar página apagada tem janela curta (a ajuda oficial fala em 30 dias). A 01/2009 pede 5 anos.

Notion AI em cima de caso real, mesmo sem nome, ainda é processamento de dado de saúde se o texto for identificável por contexto. A Cartilha de IA do CFP é direta nesse ponto: evite inserir dado de paciente em ferramenta de IA; se for absolutamente necessário, anonimize de verdade, use contrato de confidencialidade, registre o consentimento e desative treinamento. Texto completo: Cartilha de IA do CFP explicada.

Planilha: o arquivo que parece inofensivo

Planilha com evolução clínica é dado sensível sem o controle de acesso que a LGPD art. 46 pede. Honorário separado, sem queixa nem hipótese, não é prontuário.

Uma aba com nome, telefone, valor, falta e “obs.” já pode ser dado pessoal. Se a coluna de observação guarda queixa, hipótese ou risco, entra no art. 5º, II e no art. 11.

Planilha no computador sem senha, ou no Drive pessoal, falha o básico do art. 46: controle de acesso, rastreio, cifragem que você controla. Link “qualquer pessoa com o link” é vazamento com cara de organização. Encaminhar o arquivo à contadora com a coluna clínica ainda lá é outro fluxo sem finalidade. Financeiro sem conteúdo de sessão é outro objeto; o problema é a aba única que mistura os dois.

IA de conversa: o que a Cartilha do CFP já respondeu

O CFP não proibiu IA de conversa. A Cartilha de IA (dez/2025) não é resolução. É posicionamento oficial, e pode ser citada em processo ético. O recado que interessa aqui: responsabilidade não se delega; dado de paciente, evite; rascunho de documento só com revisão integral e autoria assumida.

Na conta gratuita padrão, as conversas entram em treinamento salvo você desligar isso nas configurações. Mesmo sem o nome do paciente, um relato clínico identificável por contexto é dado de saúde saindo do consultório para um serviço cujo contrato padrão de usuário individual brasileiro não foi feito para ser o DPA do seu prontuário. Análise dedicada: IA de conversa no consultório: os riscos éticos.

Usar IA de conversa para estudar teoria, redigir texto institucional sem dado de paciente, ou trabalhar caso sintético é outro uso. Colar a sessão de quinta para “pensar o caso” é o uso que a cartilha pede para evitar.

Se a vontade é um assistente que leia o que você já registrou, sem colar o caso no chat aberto, o Sinthoma oferece o Conector: leitura com consentimento, trecho literal, auditoria. Não grava, não assina, não treina modelo.

Quando essa pilha ainda serve

Serve quando o clínico não entra. Três usos honestos:

• Estudo e método. Resumos de livro, mapa da sua abordagem, prompt de estudo com vinheta inventada.
• Operação sem PII clínica. Checklist de abertura de consultório, texto de site, controle de caixa sem coluna de queixa.
• Volume muito baixo, com registro em outro lugar. Notion como kanban de tarefas, enquanto o registro da 01/2009 mora no caderno sigiloso ou num prontuário de verdade. Dois lugares só funcionam se você não duplicar a evolução no app genérico.

Não serve como “prontuário provisório até o mês que vem”, se o provisório já tem nome, história e hipótese. Dado sensível não fica menos sensível porque a agenda ainda é pequena.

Quando migrar para um prontuário

Migre quando um destes for verdadeiro. Raramente precisam dos três juntos.

1. Você já colou sessão real numa IA de conversa, ou ligou o recurso de IA do Notion em cima de evolução.
2. Alguém além de você vê o workspace (supervisão, sócio, recepção, “time”).
3. Você atende online e a sessão vive no WhatsApp, no Meet e na página do Notion, sem combinado claro no contrato (09/2024).
4. Um paciente pediu cópia, ou você imaginou o CRP pedindo, e não sabe o que juntar.
5. São mais que uns poucos casos ativos, e achar a sessão de março já dói.
6. Você emite documentos da 06/2019 copiando da planilha.

A migração honesta não pede transcrever cinco anos numa noite. Pacientes ativos primeiro; um resumo de continuidade por caso; o arquivo antigo exportado e guardado pelo prazo da 01/2009; daqui para frente, um único lugar para o registro. O passo a passo curto está em prontuário online para psicólogos.

O Sinthoma existe para essa camada: rascunho de IA que você revisa e assina, dado cifrado, DPA público. O plano Free é permanente: 3 pacientes ativos, 30 análises de IA por mês, 8 teleconsultas por mês, sem cartão. Números em preços. Quem processa o quê está no DPA e em segurança.

Teste com caso fictício. Não migre o paciente real para “ver se gosta”.

Perguntas frequentes

O CFP proibiu Notion, planilha ou IA de conversa no consultório?

Não. Nenhuma das três Resoluções citadas neste texto (01/2009, 06/2019, 09/2024) nomeia essas ferramentas para bani-las. O que existe é dever de registro sigiloso, de documentos bem feitos, de avaliar a tecnologia que você usa, e a LGPD sobre dado de saúde. A Cartilha de IA do CFP (dez/2025) pede que você evite inserir dado de paciente em IA genérica.

Posso manter anotações de sessão no Notion e o prontuário em outro lugar?

Pode, se a anotação for de trabalho e o registro da 01/2009 estiver completo, separado e guardado com sigilo. O risco é a mesma página cumprir os dois papéis. Se o Notion tem identificação + evolução + hipótese, ele já é o registro, com as obrigações do registro.

WhatsApp pode continuar na rotina?

Para logística, com combinado claro, muitos profissionais seguem usando. Para sessão clínica, a 09/2024 pede que você justifique confidencialidade e informe os recursos de sigilo ao paciente. O WhatsApp não traz DPA de saúde nem log de sessão no sentido do prontuário. Detalhe em atendimento por WhatsApp ou plataforma própria.

Se eu anonimizar o caso na IA de conversa, está resolvido?

Anonimização de verdade é mais do que tirar o primeiro nome. Idade + profissão + bairro + enredo familiar identificam. A Cartilha pede evitar; se for inevitável, anonimizar com rigor, contrato, consentimento e desligar treino. A conta gratuita padrão não nasceu para isso. Ver riscos éticos da IA de conversa no consultório e o modelo de TCLE para IA.

Preciso apagar o Notion antigo ao migrar?

Não apague no calor da mudança. A 01/2009 pede guarda mínima de 5 anos. Exporte, cifre o que puder, e só então pare de crescer aquele arquivo. Exclusão definitiva conversa com o prazo de guarda e com o art. 18 da LGPD; enquanto o prazo corre, a obrigação de conservar prevalece.

Começar grátis: o Free permanente do Sinthoma cabe em 3 pacientes ativos, com 30 análises de IA/mês e 8 teleconsultas/mês, sem cartão. Ver planos.

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