Notion, planilha e ChatGPT no consultório: checklist CFP e LGPD

Notion, planilha e ChatGPT não são prontuário psicológico. O CFP não os proibiu pelo nome. O problema começa quando essa pilha vira o registro que a Resolução CFP nº 01/2009 exige guardar por no mínimo 5 anos, em local que garanta sigilo, e que precisa estar à disposição do Conselho.

A combinação é comum: Notion para o caso, planilha para o caixa, WhatsApp para o horário, ChatGPT para “passar a limpo” a sessão. Parece organizado. Na prática, dado de saúde entrou em ferramenta de produtividade e num modelo de linguagem genérico, sem contrato de operador pensado para clínica.

Este texto é do Sinthoma. Temos um prontuário para oferecer. A leitura honesta ainda vale: dá para usar ferramenta genérica em parte da rotina. O que não dá é fingir que uma página no Notion, uma planilha e um chat com o ChatGPT cumprem, sozinhos, CFP e LGPD.

Aviso: material orientativo. Não substitui o CRP da sua jurisdição nem consultoria jurídica. As normas abaixo foram lidas pelo número; o que a ferramenta de terceiros faz muda, e precisa ser conferido na política vigente.

O que essa pilha faz bem (e o que ela não é)

Ela organiza a sua cabeça. Não substitui o registro documental obrigatório. Notion segura texto e banco; planilha segura número; ChatGPT redige rascunho. Nenhuma das três nasceu para ser o documento sigiloso do art. 1º da Resolução CFP nº 01/2009.

O consultório pede duas camadas que quase ninguém separa no mesmo workspace:

1. Anotação de trabalho. O que você escreve para si, sem forma exigida. Continua seu.
2. Registro / prontuário. Identificação, demanda, evolução, procedimentos, encaminhamento ou encerramento. É o que a 01/2009 pede, em papel ou informatizado, com caráter sigiloso.

Quando as duas camadas moram na mesma página, o material clínico viaja no convite, no “share” e no backup do celular da família. A distinção está em prontuário ou registro documental.

Ferramenta genérica ainda serve para bibliografia, estudo de teoria, lista de tarefas do consultório e caso fictício. O ponto cego é o paciente real.

O que a Resolução CFP nº 01/2009 pede de verdade

A 01/2009 torna obrigatório o registro documental da prestação de serviços psicológicos. Em papel ou informatizado, o registro é sigiloso, precisa estar atualizado e organizado, e deve contemplar de forma sucinta o trabalho, a evolução e os procedimentos técnico-científicos adotados (art. 1º, §§ 1º e 2º).

O art. 2º pede, em conjunto: identificação; demanda e objetivos; evolução acompanhável; encaminhamento ou encerramento; instrumentos de avaliação em pasta exclusiva; cópias dos documentos emitidos (data, finalidade, destinatário).

A guarda é do psicólogo ou da instituição (art. 4º). O prazo mínimo é de 5 anos, ampliável por lei, ordem judicial ou caso específico. O § 2º do art. 4º é o trecho que a pilha Notion + Drive costuma falhar em silêncio: o registro deve ficar em local que garanta sigilo e privacidade e se mantenha à disposição dos Conselhos para orientação e fiscalização, como meio de prova idônea.

Uma pasta “Consultório 2024” no Notion pessoal, misturada com lista de compras e o TCC da especialização, não é um local desenhado para isso. Se o CRP pedir o material, ou se você precisar se defender, a pergunta prática é: você reconstitui o caso com data, autoria e integridade, ou só tem um recorte de página que alguém pode ter editado sem trilha?

Detalhe de prazo e backup: guarda de prontuário digital. O guia de prontuário online traduz a mesma norma para software.

Onde entra a Resolução CFP nº 06/2019

A 06/2019 não rege o prontuário. Ela rege os documentos escritos que você emite a partir do registro: declaração, atestado, relatório, laudo e parecer. Não substituiu a 01/2009.

Copiar a evolução da planilha e colar num “modelo de laudo” do Notion não transforma o recorte em documento da 06/2019. O documento externo nasce com destinatário, finalidade e estrutura próprios. Entregar o banco inteiro, ou o chat com o ChatGPT, no lugar do documento certo é o erro clássico.

Se a demanda é “preciso emitir X”, o caminho é o manual de documentos do CFP, não um prompt.

Onde entra a Resolução CFP nº 09/2024 (e o WhatsApp)

A 09/2024 regula o exercício da Psicologia mediado por tecnologias digitais e revogou a 11/2018. Ela não lista WhatsApp, Notion nem ChatGPT pelo nome. Coloca a avaliação da ferramenta na sua responsabilidade.

O art. 4º pede que você avalie as condições de confidencialidade e privacidade das informações. Os contratos de serviço mediado por tecnologia (art. 7º) devem abarcar o combinado com a pessoa atendida. O parágrafo único obriga a especificar quais recursos tecnológicos garantem o sigilo e a informar isso ao paciente.

Tradução para a mesa do consultório:

• Sessão clínica pede ambiente em que você consiga defender sigilo e o combinado registrado. Chamada de vídeo no WhatsApp e evolução no chat pessoal falham esse teste com frequência: não há DPA de dado de saúde com a Meta nem log clínico de sessão.
• Logística (marcar, confirmar, link, cobrança) é outro patamar, se o combinado for explícito: conteúdo de sessão não entra no aplicativo.

A 09/2024 não é um selo de plataforma. É um dever de escolha consciente. Checklist ponto a ponto: Resolução CFP 09/2024 na prática. O recorte do aplicativo de mensagem: psicólogo pode atender por WhatsApp?.

O que a LGPD muda na mesma mesa

A Lei nº 13.709/2018 trata dado referente à saúde como dado pessoal sensível (art. 5º, II). O tratamento desse dado só cabe nas hipóteses do art. 11. No consultório, a base mais frequente para o prontuário é a tutela da saúde por profissional de saúde (art. 11, II, “f”), não um “aceito os termos” genérico do Notion.

Você é o controlador. Notion, Google e OpenAI, quando processam o que você digitou, atuam como operadores (ou como controladores próprios, conforme o produto e o contrato). A escolha da ferramenta é sua. “Mas era o app que eu usava” não atravessa fiscalização da ANPD nem processo ético.

Três artigos que a pilha genérica costuma ignorar:

O art. 18 dá ao paciente direito de acesso, correção e, nas hipóteses legais, exclusão. Se o histórico está fatiado entre Notion, e-mail, WhatsApp e um chat do ChatGPT, cumprir o pedido vira caça ao tesouro. Guia prático: LGPD para psicólogos.

Checklist CFP + LGPD para Notion, planilha e ChatGPT

Use isto como pente-fino. Se dois ou mais itens falharem no material clínico, o próximo passo não é “organizar melhor a base”. É tirar dado de paciente da ferramenta genérica.

• [ ] O que está no Notion / na planilha / no ChatGPT é anotação pessoal, não o registro da 01/2009? Se for o registro, ele está completo (art. 2º) e atualizado?
• [ ] Consigo guardar isso por 5 anos com integridade, mesmo se a conta for bloqueada, o plano mudar ou eu esquecer a senha?
• [ ] Se o Conselho pedir o material amanhã, entrego prova idônea ou um export bagunçado?
• [ ] Ninguém além de mim acessa evolução clínica (sem convite de workspace, sem aba compartilhada, sem grupo de WhatsApp “da clínica” com conteúdo de sessão)?
• [ ] Documentos da 06/2019 saem como documento novo, não como print da planilha?
• [ ] Atendimento online: a sessão acontece em ambiente que eu sei defender; o WhatsApp fica na logística; o paciente foi informado dos recursos de sigilo (09/2024, art. 7º, parágrafo único)?
• [ ] Dado de saúde não vai para IA genérica. Se alguma IA processa sessão, há base legal, combinado no TCLE e política de não treinamento verificada (Cartilha de IA do CFP, dez/2025)?
• [ ] Há DPA (ou equivalente) com quem trata o dado clínico, ou estou usando conta pessoal de produtividade como se fosse operador de saúde?
• [ ] Transferência internacional (LGPD art. 33) está documentada, não só “está na nuvem”?
• [ ] Consigo exportar e, depois do prazo de guarda, excluir de forma verificável (art. 18)?

O checklist específico de IA (treino, DPA, residência): IA para psicólogo e LGPD.

Notion: o que a ferramenta diz e o que o consultório precisa

O Notion pessoal não é prontuário da 01/2009. É workspace de produtividade. A própria Notion, na ajuda de segurança da Notion AI consultada em 14/09/2026, não se apresenta como registro clínico brasileiro.

Na mesma página a empresa afirma que, por padrão, ela e seus subprocessadores de IA não usam Customer Data para treinar modelos. A retenção junto aos provedores de modelo muda com o plano: Enterprise opera com retenção zero; fora do Enterprise, o padrão é até 30 dias. Compromissos no nível HIPAA aparecem associados ao Enterprise. Isso é melhor do que o mito “tudo que você digita treina a IA”. Não transforma a conta pessoal num registro do CFP.

O que continua em aberto para o consultório brasileiro, na conta que a maioria usa:

• Você segue sendo controlador de dado sensível (LGPD art. 11). A política da Notion fala em Customer Data e em DPA no contexto do produto dela, não em prontuário CFP.
• Convite de workspace, template da galeria e Notion AI em cima de evolução mudam quem alcança o texto. A documentação da Notion diz que a IA respeita permissões existentes: quem já vê a página, a IA também vê.
• Fora do Enterprise, retenção de até 30 dias em provedor de modelo é um ponto a documentar. A Cartilha pede saber por quanto tempo o dado fica e qual a garantia de não treino.
• Recuperar página apagada tem janela curta (a ajuda oficial fala em 30 dias). A 01/2009 pede 5 anos.

Notion AI em cima de caso real, mesmo sem nome, ainda é processamento de dado de saúde se o texto for identificável por contexto. A Cartilha de IA do CFP é direta nesse ponto: evite inserir dado de paciente em ferramenta de IA; se for absolutamente necessário, anonimize de verdade, use contrato de confidencialidade, registre o consentimento e desative treinamento. Texto completo: Cartilha de IA do CFP explicada.

Planilha: o arquivo que parece inofensivo

Planilha com evolução clínica é dado sensível sem o controle de acesso que a LGPD art. 46 pede. Honorário separado, sem queixa nem hipótese, não é prontuário.

Uma aba com nome, telefone, valor, falta e “obs.” já pode ser dado pessoal. Se a coluna de observação guarda queixa, hipótese ou risco, entra no art. 5º, II e no art. 11.

Planilha no computador sem senha, ou no Drive pessoal, falha o básico do art. 46: controle de acesso, rastreio, cifragem que você controla. Link “qualquer pessoa com o link” é vazamento com cara de organização. Encaminhar o arquivo à contadora com a coluna clínica ainda lá é outro fluxo sem finalidade. Financeiro sem conteúdo de sessão é outro objeto; o problema é a aba única que mistura os dois.

ChatGPT: o que a Cartilha do CFP já respondeu

O CFP não proibiu ChatGPT. A Cartilha de IA (dez/2025) não é resolução. É posicionamento oficial, e pode ser citada em processo ético. O recado que interessa aqui: responsabilidade não se delega; dado de paciente, evite; rascunho de documento só com revisão integral e autoria assumida.

Na conta gratuita padrão, as conversas entram em treinamento salvo você desligar isso nas configurações. Mesmo sem o nome do paciente, um relato clínico identificável por contexto é dado de saúde saindo do consultório para um serviço cujo contrato padrão de usuário individual brasileiro não foi feito para ser o DPA do seu prontuário. Análise dedicada: ChatGPT no consultório: os riscos éticos.

Usar o ChatGPT para estudar teoria, redigir texto institucional sem dado de paciente, ou trabalhar caso sintético é outro uso. Colar a sessão de quinta para “pensar o caso” é o uso que a cartilha pede para evitar.

Se a vontade é um assistente que leia o que você já registrou, sem colar o caso no chat aberto, o Sinthoma oferece o Conector: leitura com consentimento, trecho literal, auditoria. Não grava, não assina, não treina modelo.

Quando essa pilha ainda serve

Serve quando o clínico não entra. Três usos honestos:

• Estudo e método. Resumos de livro, mapa da sua abordagem, prompt de estudo com vinheta inventada.
• Operação sem PII clínica. Checklist de abertura de consultório, texto de site, controle de caixa sem coluna de queixa.
• Volume muito baixo, com registro em outro lugar. Notion como kanban de tarefas, enquanto o registro da 01/2009 mora no caderno sigiloso ou num prontuário de verdade. Dois lugares só funcionam se você não duplicar a evolução no app genérico.

Não serve como “prontuário provisório até o mês que vem”, se o provisório já tem nome, história e hipótese. Dado sensível não fica menos sensível porque a agenda ainda é pequena.

Quando migrar para um prontuário

Migre quando um destes for verdadeiro. Raramente precisam dos três juntos.

1. Você já colou sessão real no ChatGPT, ou ligou Notion AI em cima de evolução.
2. Alguém além de você vê o workspace (supervisão, sócio, recepção, “time”).
3. Você atende online e a sessão vive no WhatsApp, no Meet e na página do Notion, sem combinado claro no contrato (09/2024).
4. Um paciente pediu cópia, ou você imaginou o CRP pedindo, e não sabe o que juntar.
5. São mais que uns poucos casos ativos, e achar a sessão de março já dói.
6. Você emite documentos da 06/2019 copiando da planilha.

A migração honesta não pede transcrever cinco anos numa noite. Pacientes ativos primeiro; um resumo de continuidade por caso; o arquivo antigo exportado e guardado pelo prazo da 01/2009; daqui para frente, um único lugar para o registro. O passo a passo curto está em prontuário online para psicólogos.

O Sinthoma existe para essa camada: rascunho de IA que você revisa e assina, dado cifrado, DPA público. O plano Free é permanente: 3 pacientes ativos, 30 análises de IA por mês, 8 teleconsultas por mês, sem cartão. Números em preços. Quem processa o quê está no DPA e em segurança.

Teste com caso fictício. Não migre o paciente real para “ver se gosta”.

Perguntas frequentes

O CFP proibiu Notion, planilha ou ChatGPT no consultório?

Não. Nenhuma das três Resoluções citadas neste texto (01/2009, 06/2019, 09/2024) nomeia essas ferramentas para bani-las. O que existe é dever de registro sigiloso, de documentos bem feitos, de avaliar a tecnologia que você usa, e a LGPD sobre dado de saúde. A Cartilha de IA do CFP (dez/2025) pede que você evite inserir dado de paciente em IA genérica.

Posso manter anotações de sessão no Notion e o prontuário em outro lugar?

Pode, se a anotação for de trabalho e o registro da 01/2009 estiver completo, separado e guardado com sigilo. O risco é a mesma página cumprir os dois papéis. Se o Notion tem identificação + evolução + hipótese, ele já é o registro, com as obrigações do registro.

WhatsApp pode continuar na rotina?

Para logística, com combinado claro, muitos profissionais seguem usando. Para sessão clínica, a 09/2024 pede que você justifique confidencialidade e informe os recursos de sigilo ao paciente. O WhatsApp não traz DPA de saúde nem log de sessão no sentido do prontuário. Detalhe em atendimento por WhatsApp ou plataforma própria.

Se eu anonimizar o caso no ChatGPT, está resolvido?

Anonimização de verdade é mais do que tirar o primeiro nome. Idade + profissão + bairro + enredo familiar identificam. A Cartilha pede evitar; se for inevitável, anonimizar com rigor, contrato, consentimento e desligar treino. A conta gratuita padrão não nasceu para isso. Ver riscos éticos do ChatGPT no consultório e o modelo de TCLE para IA.

Preciso apagar o Notion antigo ao migrar?

Não apague no calor da mudança. A 01/2009 pede guarda mínima de 5 anos. Exporte, cifre o que puder, e só então pare de crescer aquele arquivo. Exclusão definitiva conversa com o prazo de guarda e com o art. 18 da LGPD; enquanto o prazo corre, a obrigação de conservar prevalece.

Começar grátis: o Free permanente do Sinthoma cabe em 3 pacientes ativos, com 30 análises de IA/mês e 8 teleconsultas/mês, sem cartão. Ver planos.

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