Prontuário eletrônico para psicólogos: o que o CFP exige e como escolher em 2026

Resposta curta: Prontuário eletrônico para psicólogos organiza identificação, demanda, evolução e documentos em um sistema com controle de acesso. Ele pode reunir agenda e rascunhos de IA para revisão. No Sinthoma, você revisa e assina a evolução; o software organiza o registro, e a responsabilidade profissional continua sendo sua.

O que é prontuário eletrônico para psicólogos?

Prontuário eletrônico é o registro documental dos atendimentos guardado em software, com o mesmo valor do papel. A Resolução CFP nº 01/2009 aceita o registro "em papel ou informatizado" e cobra as mesmas coisas dos dois: sigilo, organização, conteúdo mínimo e guarda por no mínimo 5 anos. O que muda com o software é a forma de provar que você cumpriu.

Na conversa do dia a dia, três nomes aparecem para a mesma ideia. Prontuário digital costuma ser o documento de texto salvo no computador. Prontuário online e prontuário eletrônico são o software feito para isso, com acesso por senha, cópia de segurança e assinatura. A norma não distingue os três. Quem distingue é a fiscalização, quando pergunta quem acessou o registro, quando ele foi escrito e se alguém o alterou depois.

A própria resolução separa duas palavras. Registro documental é tudo o que você produz sobre o trabalho com uma pessoa. Prontuário é a forma desse registro à qual o usuário tem acesso integral (art. 5º). A diferença, com exemplos, está em prontuário ou registro documental.

O que o CFP exige que conste no prontuário?

O art. 2º da Resolução CFP nº 01/2009 lista seis itens, e eles valem para qualquer abordagem. O registro deve ser sucinto, atualizado e organizado, contemplando o trabalho prestado, a evolução e os procedimentos técnico-científicos adotados (art. 1º). A resolução não exige transcrição da sessão nem um formato de nota.

Os documentos da quinta linha seguem outra norma, a Resolução CFP nº 06/2019, que define declaração, atestado, relatório, laudo e parecer. Ela não substitui a 01/2009: uma rege o registro, a outra rege o que você emite a partir dele. O resumo das duas está no guia de documentos do CFP.

O que não precisa ir para o prontuário?

Transcrição literal, detalhe que não serve ao trabalho e informação de terceiros sem necessidade ficam de fora. O art. 1º pede registro sucinto. E, como o usuário tem acesso integral ao prontuário (art. 5º), cada frase deveria ser escrita sabendo que a pessoa pode lê-la um dia.

Em serviço com equipe, o art. 6º manda usar prontuário único e registrar apenas as informações necessárias aos objetivos do trabalho. Numa clínica com psiquiatra, nutricionista e psicólogo no mesmo sistema, isso quer dizer que a evolução psicológica não fica aberta para a equipe inteira. É o ponto em que o prontuário médico, pensado para circular, costuma falhar com a psicologia (a comparação lado a lado).

Para organizar procedimentos e resultados externos, consulte avaliação psicológica e neuropsicológica. O guia de prontuário para psicólogo infantil reúne anamnese em PDF, termo para responsáveis e registro livre da sessão, com os limites do cadastro e do portal.

Na psicanálise, a questão é outra: como cumprir o registro sem transformar a escuta em formulário. Tratamos disso em prontuário para psicanalista.

Por quanto tempo guardar o prontuário eletrônico?

Por no mínimo 5 anos, contados a partir do último registro (Resolução CFP nº 01/2009, art. 4º). O prazo pode ser maior por lei, ordem judicial ou situação específica. Durante esse tempo, o material precisa ficar em local que garanta sigilo e privacidade e à disposição dos Conselhos para orientação e fiscalização (art. 4º, § 2º).

No software, esse artigo vira três perguntas práticas. Existe cópia de segurança fora do seu computador? Dá para exportar o prontuário inteiro, com datas e assinaturas, se você trocar de sistema? E o que acontece com os registros se você cancelar a assinatura? No Sinthoma, depois do cancelamento, os dados ficam 30 dias disponíveis para exportar em JSON ou PDF e depois são apagados. A partir daí, a guarda pelos 5 anos é sua, com o arquivo exportado. O detalhe de prazos está em tempo de guarda do prontuário.

O que a LGPD acrescenta ao prontuário psicológico?

Acrescenta a figura do controlador. Dado de saúde é dado pessoal sensível (Lei nº 13.709/2018, art. 5º, II), e o tratamento dele segue as regras do art. 11. O psicólogo é o controlador desses dados; o software que guarda o prontuário é o operador (art. 5º, VI e VII). Quem responde pela escolha do operador é você.

Na prática, a LGPD cobra quatro coisas de quem mantém prontuário eletrônico:

• Medidas de segurança técnicas e administrativas contra acesso indevido, perda e vazamento (art. 46). Senha fraca, pasta compartilhada por link e computador sem bloqueio falham aqui.
• Contrato com o operador, dizendo o que ele pode fazer com os dados e quem mais os processa. Em software, é o DPA (acordo de tratamento de dados).
• Resposta a incidente: se houver vazamento com risco relevante, comunicar a ANPD e as pessoas afetadas (art. 48).
• Direitos do titular: o paciente pode pedir acesso, correção e portabilidade dos seus dados (art. 18).

O guia de LGPD para psicólogos detalha cada obrigação.

Papel, planilha ou software: qual atende melhor ao CFP?

Os três podem atender. O software é o que mais facilita provar que atendeu. Papel continua válido, desde que guardado por 5 anos em local que garanta o sigilo (art. 4º, § 2º). Planilha e documento de texto no Drive costumam falhar no controle de acesso e na integridade: ninguém consegue provar que o registro não foi editado depois.

Se hoje o seu registro mora no Notion, numa planilha ou numa conversa com IA, o texto Notion, planilha e IA de conversa no consultório mostra o que dá para manter e o que precisa sair de lá.

O que perguntar antes de contratar um prontuário eletrônico?

Pergunte onde os dados ficam, quem mais os processa e como você sai levando tudo. Essas três respostas separam o software que ajuda você a cumprir o CFP daquele que só troca o caderno por uma tela. A lista abaixo cabe numa conversa de 15 minutos com o suporte de qualquer fornecedor.

1. Onde os dados ficam armazenados? Servidor no Brasil simplifica a conversa com a LGPD.
2. Os dados são criptografados? Em repouso e em trânsito.
3. Existe DPA público? Ele deve nomear quem processa cada tipo de dado.
4. Há registro de quem acessou cada prontuário? Com data e hora.
5. Como funciona a assinatura? O registro assinado precisa ficar congelado, com autoria e data verificáveis.
6. Como eu exporto tudo? Em que formato, em quanto tempo, e o que acontece depois do cancelamento.
7. A recepção vê a evolução clínica? Não deveria. Agenda e financeiro, sim.
8. Se tem IA, ela treina com os meus registros? E os identificadores do paciente saem antes do envio?
9. O plano gratuito é permanente ou é um teste? Um teste de 7 dias não mostra como o sistema se comporta com 40 pacientes.

Quem está comparando sistemas pode seguir para o comparativo de softwares de prontuário ou para os critérios de escolha para clínicas.

Prontuário eletrônico com IA: o que é aceitável?

É aceitável a IA redigir o rascunho do registro a partir da transcrição ou das suas anotações, desde que você revise, corrija e assine. A responsabilidade pelo conteúdo continua sendo do psicólogo, e a IA não decide conduta. O que muda o risco é o caminho do dado: se a IA treina com os registros e se os identificadores do paciente saem antes do envio.

Há também o consentimento. A Resolução CFP nº 09/2024, que regula o exercício da psicologia mediado por tecnologia, pede que você informe ao paciente quais recursos tecnológicos garantem o sigilo do atendimento. Se a sessão vai ser transcrita para gerar o prontuário, isso entra no combinado com a pessoa, por escrito. Um modelo de termo está em TCLE para uso de IA na sessão.

As perguntas de segurança sobre IA clínica, uma a uma, estão em IA na clínica.

O formato do prontuário muda conforme a abordagem?

O CFP não exige formato. DAP, SOAP, BIRP e outros modelos são convenções de organização, úteis para quem gosta de estrutura fixa. Na TCC é comum registrar metas e tarefas entre sessões; na psicanálise, o registro tende a ser mais breve e a preservar o que é da escuta. O que a resolução pede é o conteúdo do art. 2º, não uma forma.

Os formatos mais usados, com exemplo de cada um, estão em DAP, SOAP e BIRP com exemplo. As particularidades de cada abordagem estão nas páginas de prontuário para psicanálise, TCC, Gestalt-terapia, abordagem centrada na pessoa e terapia sistêmica.

Como o Sinthoma organiza o prontuário eletrônico?

O Sinthoma é um prontuário eletrônico para psicólogos e psicanalistas brasileiros, montado em torno das Resoluções CFP nº 01/2009 e nº 06/2019 e da LGPD. A IA transcreve a sessão, com consentimento, ou estrutura o que você digitou, e entrega um rascunho no formato da sua abordagem. Você revisa e assina. A tabela abaixo mostra onde cada exigência deste guia aparece no sistema.

Antes da assinatura, a IA confere o próprio texto: o que não tem fonte na sessão aparece marcado para você decidir. Sinais de risco, como menção a autolesão, aparecem destacados antes de você assinar.

Em volta do prontuário ficam as tarefas que tomam a semana: agenda com link público de agendamento, teleconsulta com vídeo e transcrição mediante consentimento, anamnese que o paciente preenche em casa, escalas como PHQ-9 e GAD-7, mensagens prontas para o seu WhatsApp, cobrança por Pix com recibo em PDF e o lote anual da Receita Saúde em CSV oficial. No plano Clínica, depois de configurada a conta de emissão, a nota fiscal de serviço (NFS-e) das sessões pagas sai pelo sistema.

Quanto custa um prontuário eletrônico para psicólogo?

A mensalidade é só uma parte do custo. Some a tarifa de Pix ou cartão, a teleconsulta, a IA, o WhatsApp e o tempo que você gasta escrevendo o registro. Dois sistemas com a mesma mensalidade podem custar centenas de reais de diferença no mês (a conta linha a linha).

No Sinthoma são três planos, sem fidelidade:

Toda conta começa com 14 dias de Pro. Depois, se você não assinar, fica no Free, e nada do que foi registrado é apagado. Os detalhes estão em preços.

Como migrar do papel ou de outro sistema?

Comece pelos pacientes ativos e deixe o histórico onde está. O caderno antigo continua valendo como documento e segue guardado pelo prazo do art. 4º; ele só para de crescer. Em 90 dias, o prontuário eletrônico já é a sua fonte principal.

Um roteiro que funciona:

1. Cadastre os pacientes em atendimento. Quem vem de outro sistema pode subir as planilhas em CSV: o Sinthoma mostra o que vai entrar antes de gravar e identifica cadastros existentes por CPF, e-mail ou nome. Confira pessoas com nomes iguais antes de confirmar.
2. Escreva uma evolução-resumo por paciente, com o que a continuidade do trabalho exige. Não é preciso transcrever anos de sessão.
3. Registre no sistema novo a partir da próxima sessão. O papel antigo fica arquivado, com a data em que o registro mudou de lugar.
4. Avise o paciente de que o registro passou a ser eletrônico e de como o sigilo é garantido, como pede a Resolução CFP nº 09/2024 para os recursos tecnológicos.

O guia para importar pacientes e agenda mostra os arquivos aceitos, a prévia e os cuidados com cadastros repetidos. Ele também explica o que precisa ser transferido separadamente.