Por quanto tempo guardar o prontuário psicológico? 5 anos, 20 anos e o que diz o CFP

Você precisa guardar o prontuário psicológico por, no mínimo, 5 anos a contar do último registro ou atendimento. Esse é o prazo definido pela Resolução CFP nº 01/2009, que rege o registro documental da prática psicológica e segue vigente. Não são 20 anos como prazo geral para o psicólogo autônomo — esse número vem de outra norma, de outro contexto, e a confusão é tão comum que vale a pena entender por que ela existe. Abaixo, você encontra a regra, as exceções prudentes, como contar o prazo e o que fazer quando ele acaba.

Qual é o prazo mínimo de guarda do prontuário?

São 5 anos, contados a partir do último registro feito no documento. A Resolução CFP nº 01/2009 estabelece o tempo mínimo de guarda do registro documental, e enquanto não houver nova norma alterando esse ponto, é esse o número que vale para a sua prática.

"O tempo mínimo para a guarda dos registros documentais é de 5 (cinco) anos, podendo este prazo ser ampliado nos casos previstos em lei e por determinação judicial." — Resolução CFP nº 01/2009

Repare em duas palavras importantes: mínimo e podendo ser ampliado. Cinco anos é o piso, não o teto. Você pode — e às vezes deve — guardar por mais tempo. O que você não pode é descartar antes disso.

Se você ainda tem dúvida sobre o que conta como prontuário e o que é apenas um documento avulso, vale ler prontuário ou registro documental: o que o CFP exige. A distinção muda o que precisa ser guardado e por quanto tempo.

De onde vem a confusão dos 20 anos?

O número 20 anos é real, mas vem de outra norma. Ele aparece em regras de prontuário de saúde de instituições e estabelecimentos hospitalares — o prontuário médico/institucional, regulado por normas do setor de saúde. Não é a regra geral do CFP para o psicólogo que atende em consultório.

A mistura acontece porque "prontuário" é uma palavra usada em vários contextos: hospital, clínica multiprofissional, consultório de psicologia. Cada um tem sua norma. Para o registro documental psicológico, a referência é a Resolução CFP nº 01/2009, e o prazo mínimo é 5 anos.

Então, na prática:

Se você trabalha vinculado a uma instituição de saúde, o prazo de lá pode te alcançar. Mas, como psicóloga ou psicólogo autônomo, o seu piso é 5 anos.

E a Resolução CFP nº 06/2019, não mudou isso?

Não. A Resolução CFP nº 06/2019 trata dos documentos escritos produzidos pela psicóloga ou pelo psicólogo — laudo, relatório, atestado, declaração e parecer. Ela revogou a antiga Resolução 007/2003, mas não rege o prontuário e não substituiu a 01/2009.

Em outras palavras: a 06/2019 cuida de como você redige e estrutura aqueles documentos; a 01/2009 cuida do registro documental e do prazo de guarda. São normas que convivem, cada uma no seu papel. Se alguém te disser que a 06/2019 mudou o prazo do prontuário, está enganado.

Quando guardar por mais tempo do que 5 anos?

Sempre que a prudência ou a lei recomendarem. Cinco anos é o mínimo, e há situações em que segurar o documento por mais tempo te protege:

• Atendimento de crianças e adolescentes — em geral, é prudente contar o prazo a partir do momento em que a pessoa atendida atinge a maioridade, não apenas do último atendimento, pelo risco de demandas futuras.
• Casos com litígio, perícia ou processo judicial — se há ação em curso ou risco real dela, mantenha o registro enquanto puder ser exigido.
• Determinação judicial — a própria 01/2009 prevê ampliação do prazo por decisão da Justiça.
• Histórico clínico relevante — casos longos, com retorno provável da pessoa, podem justificar guarda prolongada por continuidade do cuidado.

A regra prática: na dúvida entre descartar e guardar, e havendo risco jurídico, guarde — mas sempre com sigilo e segurança, como se vê adiante.

Como contar o prazo corretamente?

O prazo começa a correr a partir do último registro ou atendimento lançado no prontuário, não da data em que você abriu o documento ou da primeira sessão.

Na prática, isso significa que:

• Cada novo atendimento reinicia a contagem para aquele prontuário.
• Um paciente atendido por três anos e que parou em 2024 tem o prazo contado a partir de 2024 — não de quando começou.
• Por isso, num acervo grande, prontuários "vencem" em datas diferentes. Não existe uma data única de descarte para todos.

Manter a data do último registro visível e organizada é o que torna possível aplicar a regra sem erro. Um prontuário online conforme o CFP facilita isso, porque o sistema registra automaticamente quando cada documento foi modificado pela última vez.

O que fazer quando o prazo acaba: descarte seguro

Passados os 5 anos (ou o prazo prolongado que se aplique), você pode descartar — mas o descarte tem que preservar o sigilo. Isso vale tanto para papel quanto para arquivo digital.

• Papel: fragmentação ou destruição que impeça remontar o documento. Não basta jogar no lixo.
• Digital: exclusão segura, sem deixar cópias recuperáveis em backups, e-mails ou dispositivos antigos.

O sigilo profissional não termina com o prazo de guarda. O dever de proteger a informação acompanha o documento até o fim. Por isso, descarte é tão importante quanto guarda: um arquivo abandonado e acessível é uma falha de sigilo, mesmo que o prazo legal já tenha passado.

O que a LGPD acrescenta a isso?

A LGPD (Lei nº 13.709/2018) reforça e complementa a regra do CFP com o princípio da limitação de armazenamento: você não deve guardar dados pessoais — e dados de saúde são sensíveis — por mais tempo do que o necessário para a finalidade ou exigido por lei.

Na prática, a LGPD empurra você nos dois sentidos:

• Não descartar cedo demais quando a lei (CFP) exige guarda.
• Não guardar para sempre "por garantia", sem critério, depois que a finalidade e o prazo legal se esgotaram.

Ou seja: o ciclo de vida do dado precisa ser intencional. Guarda definida, prazo definido, descarte definido. "Acumular tudo, para sempre" deixou de ser uma postura neutra — virou um risco.

Checklist de retenção do prontuário

Use isto como base para a sua política de guarda:

• [ ] Registre e mantenha visível a data do último atendimento de cada prontuário.
• [ ] Aplique o piso de 5 anos (CFP nº 01/2009) a partir desse último registro.
• [ ] Sinalize os casos que pedem guarda prolongada (menores, litígio, perícia, determinação judicial).
• [ ] Defina uma rotina de revisão periódica do acervo para identificar o que já venceu.
• [ ] Garanta descarte seguro (fragmentação ou exclusão irreversível), preservando o sigilo.
• [ ] Documente sua política de retenção — útil para a LGPD e para a sua própria organização.
• [ ] Mantenha o acervo cifrado e com acesso restrito enquanto estiver sob sua guarda.

No Sinthoma, a política de retenção é configurável, a exportação e o descarte seguro são parte do fluxo, e os dados pessoais ficam cifrados em repouso — para que cumprir esses prazos não dependa de planilha nem de memória.

Perguntas frequentes

São 5 ou 20 anos?

Para o psicólogo autônomo, são 5 anos no mínimo, conforme a Resolução CFP nº 01/2009. O prazo de 20 anos vem de normas de prontuário de saúde em instituições/hospitais e não é a regra geral da prática psicológica em consultório. Você pode guardar por mais tempo por prudência, mas a obrigação mínima do CFP é de 5 anos.

De quando começa a contar o prazo?

A partir do último registro ou atendimento lançado no prontuário — não da data de abertura nem da primeira sessão. Cada novo atendimento reinicia a contagem para aquele documento.

Posso apagar o prontuário depois de 5 anos?

Sim, desde que nenhuma exceção se aplique (caso de menor, litígio, perícia, determinação judicial) e que o descarte preserve o sigilo, com destruição ou exclusão que impeça recuperar a informação. A LGPD inclusive desaconselha guardar além do necessário.

A Resolução 06/2019 mudou o prazo de guarda?

Não. A 06/2019 trata de documentos escritos (laudo, relatório, atestado, declaração, parecer) e revogou a 007/2003, mas não rege o prontuário nem substituiu a 01/2009. O prazo de guarda continua sendo o da 01/2009.

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Este conteúdo é orientativo e não substitui aconselhamento jurídico. Em caso de dúvida sobre um caso específico, confirme com o seu CRP ou com um advogado.

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