Repasse por profissional e NFS-e automática: como a clínica de psicologia fecha o mês

O repasse de cada profissional sai de uma regra fixa (percentual do faturado ou valor fixo por sessão) aplicada sobre o que a clínica faturou na competência, e o fechamento do mês congela esses números de vez, sem caminho de volta. É esse congelamento que faz o relatório para o contador bater com o que cada profissional recebeu, mês após mês, sem depender de planilha paralela.

A nota fiscal de serviço, separada de tudo isso, nasce sozinha a partir do pagamento registrado no financeiro da sessão. Nenhuma das duas peças pede digitação dupla quando o cadastro está completo.

Como a clínica define quanto repassar a cada profissional

Duas regras convivem: percentual do faturado da profissional, ou valor fixo por sessão atendida. Quando as duas estão preenchidas para a mesma pessoa, o percentual manda. A definição fica em Clínica, Membros, na linha "Repasse" de cada perfil, e só a proprietária da clínica define ou altera essa regra.

Quem entra num mês sem regra definida fica de fora do fechamento daquele mês, e uma faixa no topo da tela avisa quantos estão nessa situação, com nome, para resolver antes de fechar.

Quais sessões entram na conta do repasse

Sessão cancelada não conta, porque quem desmarca libera o horário e não há trabalho prestado. Falta do paciente conta, porque a hora ficou reservada e a profissional esteve lá, geralmente com a falta cobrada. Cortesia também conta, porque não cobrar foi decisão da clínica, não motivo para o repasse da profissional sumir.

A mesma regra vale no relatório mensal de atendimentos por profissional, de propósito: os dois números precisam bater quando alguém confere um contra o outro.

Por que fechar o mês não tem como desfazer

O fechamento congela os valores de repasse da competência e desliga qualquer alteração retroativa: lançamento atrasado depois disso não muda mais nada. A confirmação avisa quantos repasses vão congelar e o total antes de você tocar em fechar, e apertar duas vezes não duplica nada. Nenhum dinheiro muda de conta nesse processo: o sistema calcula e registra, a transferência para cada profissional continua sendo feita por fora, pelo seu banco.

Depois de fechado, cada linha ganha o controle de marcar como pago, que é registro, não movimentação financeira de verdade.

O que dispara a nota fiscal sozinha

Uma sessão paga, com o pagamento registrado no financeiro da própria sessão, entra na fila de emissão, não importa se o dinheiro chegou por maquininha, Pix fora do sistema ou dinheiro em espécie. A partir daí a nota vira NFS-e sozinha, de hora em hora, no CNPJ da clínica cadastrado com Inscrição municipal e a alíquota de ISS da prefeitura (entre 0% e 5%, conforme o município).

Recebimento marcado por fora, numa planilha ou só no extrato do banco sem lançar no Sinthoma, não gera nota nenhuma. É o registro do pagamento que aciona a fila, não o meio pelo qual o dinheiro chegou.

A clínica precisa validar CNPJ antes de emitir nota?

Precisa de mais do que isso: a conta de emissão fiscal da clínica passa por análise antes de qualquer nota sair. Ela leva cerca de 2 minutos para preencher (razão social, CNPJ, endereço, faturamento) e depois entra em análise, podendo pedir documento adicional. Só quando aprovada é que o CNPJ da clínica fica habilitado a emitir, com a Inscrição municipal, o item de serviço da Lista Anexa à LC 116/2003 (04.16 para psicologia, salvo exigência diferente da prefeitura) e a alíquota de ISS configurados.

Sem nome e CPF válido na ficha do paciente, a nota também não sai: o paciente é o tomador do documento fiscal, e falta de CPF é a causa mais comum de nota parada logo no primeiro mês.

O documento que vale para a contabilidade é o XML

O PDF serve para o paciente e para conferência rápida, mas o XML é o documento fiscal de verdade, o que a contabilidade lança. Cada nota tem os dois links na lista, e o mês inteiro sai de uma vez com o botão que baixa a planilha de conferência junto com todos os PDFs e XMLs, pronta para mandar ao contador. Guardar esse arquivo pelos 5 anos usuais de documento fiscal é responsabilidade da clínica, não do sistema que emite.

Perguntas frequentes

O repasse fechado pode ser reaberto se eu errar uma sessão?

Não. O fechamento é definitivo e não tem tela de reabertura, o que é o motivo de a confirmação pedir para conferir a tabela antes de tocar em fechar. Lançamento atrasado depois do fechamento não altera a competência já congelada.

A nota fiscal sai para sessão que só está marcada na agenda, sem pagamento registrado?

Não. Sessão realizada e agendada não gera nota nenhuma por si só. O único gatilho é o pagamento registrado no financeiro daquela sessão, então é esse lançamento que precisa acontecer, independente do meio de recebimento.

Ligar a emissão de NFS-e traz nota dos pagamentos já registrados antes?

Não traz. A fila só recebe pagamento registrado depois que a emissão foi ligada, porque emitir hoje uma nota de um mês já fechado muda a competência fiscal dele. Nota retroativa de verdade passa por atendimento direto com o suporte, não pelo fluxo automático.

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