Portabilidade e exclusão de dados do paciente: o direito do titular (LGPD art. 18)

O paciente não é apenas o sujeito do atendimento: ele é o titular dos dados que você registra. A LGPD, art. 18, lista nove direitos que qualquer pessoa pode exercer em relação às informações que uma organização ou profissional mantém sobre ela. Para o psicólogo, saber o que fazer quando um paciente aciona esses direitos não é questão de boa vontade: é obrigação de quem trata dados de saúde.

O consultório que mantém prontuário bem organizado, com controle de acesso e política de sigilo, já está preparado para responder à maioria dessas solicitações. O problema aparece quando o profissional não tem nenhum processo e o pedido chega de surpresa.

Os nove direitos do art. 18 da LGPD

O art. 18 da Lei nº 13.709/2018 (LGPD) garante ao titular o direito de, a qualquer momento, exigir do controlador (no caso, o psicólogo ou a clínica):

1. Confirmação de que os dados estão sendo tratados
2. Acesso aos dados
3. Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados
4. Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados tratados em desconformidade com a LGPD
5. Portabilidade a outro fornecedor de serviço
6. Eliminação dos dados tratados com consentimento, exceto nas hipóteses do art. 16
7. Informação sobre com quem os dados foram compartilhados
8. Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento
9. Revogação do consentimento

Para o consultório psicológico, os pedidos mais frequentes na prática são: acesso ao prontuário, correção de dado incorreto, portabilidade ao trocar de profissional, e eliminação ao encerrar o vínculo.

O direito de portabilidade: o que significa na clínica

Portabilidade é o direito do paciente de receber seus dados em formato legível para levar a outro profissional. No contexto clínico, é a versão formal do que muitos psicólogos já fazem de qualquer jeito: enviar um resumo do processo terapêutico quando alguém troca de profissional.

O que a LGPD formaliza é que isso não depende de boa vontade. O paciente pode solicitar, e o psicólogo deve fornecer os dados em formato que permita a leitura. PDF é suficiente: a lei não exige integração técnica de sistemas em todos os contextos.

Dois pontos que aparecem com frequência:

Dados de terceiros no prontuário. O prontuário frequentemente menciona outras pessoas que o paciente citou nas sessões. Esses dados não pertencem ao paciente no sentido técnico da LGPD. Ao fornecer o prontuário por portabilidade, você pode omitir ou anonimizar referências a outras pessoas identificáveis, especialmente em terapia familiar ou de casal.

Anotações pessoais do profissional. Reflexões do psicólogo que não integram o prontuário formal, como rascunhos de supervisão ou notas pessoais de elaboração do caso, não fazem parte do escopo da portabilidade. O que está formalmente registrado como prontuário, sim.

O direito de eliminação e o conflito com o prazo de guarda

O pedido mais delicado é o de eliminação dos dados. Amparado pelo art. 18, inciso VI, o paciente pode pedir que os dados tratados com base em consentimento sejam apagados.

Mas há uma exceção direta: o art. 16 da LGPD prevê que os dados podem ser conservados após o término do tratamento quando necessário para cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador. Aqui entra a Resolução CFP nº 01/2009: ela exige que o psicólogo guarde o prontuário por pelo menos cinco anos após o encerramento do atendimento.

Essa obrigação de guarda é uma obrigação legal que você não pode ignorar para atender ao pedido do titular. Se o paciente pede a exclusão e o prazo de cinco anos não foi atingido, você pode e deve recusar a eliminação total, desde que informe o motivo por escrito: a obrigação regulatória do CFP.

O que você pode oferecer nesse caso:

• Anonimizar dados não essenciais para a integridade do registro (nome pode virar código, por exemplo, se isso não comprometer a rastreabilidade em demanda ética futura)
• Bloquear o acesso interno, de forma que os dados permaneçam arquivados mas não circulem
• Confirmar por escrito que a eliminação ocorrerá ao final do prazo legal

Depois que o prazo de guarda expira, a eliminação vira obrigação sua, não faculdade.

Prazo de resposta

O art. 18, §3º da LGPD determina que, em caso de impossibilidade de atendimento imediato, o controlador deve comunicar ao titular os motivos em prazo definido. O parâmetro adotado na prática clínica é responder em até 15 dias corridos da solicitação.

Esse prazo parece longo, mas é necessário: o profissional precisa localizar os dados, verificar o que pode ser compartilhado (excluindo dados de terceiros, por exemplo) e preparar a resposta com a devida documentação. Um processo simples, mas que precisa existir antes de o pedido chegar.

O que preparar antes de receber o primeiro pedido

Se você ainda não tem um fluxo de resposta a solicitações de titulares, monte antes de precisar. Um fluxo funcional:

1. Canal de recebimento: e-mail dedicado ou formulário no site para pedidos formais de direitos de titular
2. Registro da solicitação: data, nome do titular, qual direito foi exercido, o que foi fornecido ou a justificativa de recusa
3. Verificação de identidade: confirme que quem está pedindo é o próprio paciente antes de fornecer qualquer dado
4. Resposta documentada: entregue por escrito, com data e descrição do que foi entregue

Esse registro protege você em caso de questionamento futuro. O paciente que afirma ter solicitado acesso e não ter recebido não tem como contestar um processo documentado.

Para entender como o sigilo e a segurança técnica se articulam ao longo de todo o ciclo do atendimento: Sigilo no prontuário psicológico: o que a LGPD e o CFP exigem. Para conhecer os recursos de gestão de dados do Sinthoma: /precos.

Perguntas frequentes

O paciente pode pedir para ver o próprio prontuário a qualquer momento?

Sim. O acesso é um direito garantido pelo art. 18, inciso II da LGPD. Você não pode negar sem justificativa legal. O que você pode fazer é definir o formato de entrega (cópia em PDF, por exemplo) e solicitar confirmação de identidade antes de fornecer.

O que fazer se o paciente pede para excluir os dados durante o atendimento?

Informe que, enquanto o atendimento está ativo e pelo prazo de cinco anos após o encerramento, você tem obrigação legal de manter o prontuário (Resolução CFP nº 01/2009 combinada com LGPD art. 16). A eliminação total não é possível nesse período. Você pode oferecer anonimizar partes não essenciais, mas o registro precisa ser mantido.

Preciso de um encarregado de dados (DPO) no meu consultório?

A LGPD exige encarregado formalmente apenas para operações de tratamento de dados em larga escala. Um consultório individual dificilmente se enquadra nessa obrigação. O que você precisa ter é uma pessoa responsável, que pode ser você mesmo, capaz de responder às solicitações dos titulares dentro do prazo.

Se o paciente pede portabilidade, tenho que enviar todos os documentos do prontuário?

Você fornece os dados que pertencem ao titular: registros de sessões, avaliações, formulários preenchidos pelo paciente. Dados de terceiros mencionados nas sessões, suas anotações pessoais de supervisão e material de elaboração interna não fazem parte do escopo de portabilidade.

O que acontece se eu não responder a um pedido de acesso dentro do prazo?

O titular pode registrar reclamação junto à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). A ANPD pode abrir processo administrativo e aplicar sanções que vão de advertência a multa de até 2% do faturamento, limitada a R$ 50 milhões por infração. Para um consultório individual, a sanção mais provável é advertência com prazo para correção, mas o risco de demanda no CFP também existe.