--- title: "Notion, planilha e IA de conversa no consultório: checklist CFP e LGPD" description: "Notion, planilha e IA de conversa no consultório: checklist CFP e LGPD, e quando migrar para um prontuário." url: "https://sinthoma.com.br/blog/notion-chatgpt-consultorio" canonical: "https://sinthoma.com.br/blog/notion-chatgpt-consultorio" language: pt-BR published: 2026-09-14 --- # Notion, planilha e IA de conversa no consultório: checklist CFP e LGPD > Notion, planilha e IA de conversa no consultório: checklist CFP e LGPD, e quando migrar para um prontuário. 2026-09-14 · Ranieres Romulo Gomes Carvalho Notion, planilha e IA de conversa não são prontuário psicológico. O CFP não os proibiu pelo nome. O problema começa quando essa pilha vira o registro que a **Resolução CFP nº 01/2009** exige guardar por no mínimo 5 anos, em local que garanta sigilo, e que precisa estar à disposição do Conselho. A combinação é comum: Notion para o caso, planilha para o caixa, WhatsApp para o horário, uma IA de conversa para “passar a limpo” a sessão. Parece organizado. Na prática, dado de saúde entrou em ferramenta de produtividade e num modelo de linguagem genérico, sem contrato de operador pensado para clínica. Este texto é do Sinthoma. Temos um prontuário para oferecer. A leitura honesta ainda vale: dá para usar ferramenta genérica em parte da rotina. O que não dá é fingir que uma página no Notion, uma planilha e uma conversa com IA cumprem, sozinhos, CFP e LGPD. > Aviso: material orientativo. Não substitui o CRP da sua jurisdição nem consultoria jurídica. As normas abaixo foram lidas pelo número; o que a ferramenta de terceiros faz muda, e precisa ser conferido na política vigente. ## O que essa pilha faz bem (e o que ela não é) Ela organiza a sua cabeça. Não substitui o **registro documental** obrigatório. Notion segura texto e banco; planilha segura número; a IA de conversa redige rascunho. Nenhuma das três nasceu para ser o documento sigiloso do art. 1º da Resolução CFP nº 01/2009. O consultório pede duas camadas que quase ninguém separa no mesmo workspace: 1. **Anotação de trabalho.** O que você escreve para si, sem forma exigida. Continua seu. 2. **Registro / prontuário.** Identificação, demanda, evolução, procedimentos, encaminhamento ou encerramento. É o que a 01/2009 pede, em papel ou informatizado, com caráter sigiloso. Quando as duas camadas moram na mesma página, o material clínico viaja no convite, no “share” e no backup do celular da família. A distinção está em [prontuário ou registro documental](/blog/prontuario-vs-registro-documental). Ferramenta genérica ainda serve para bibliografia, estudo de teoria, lista de tarefas do consultório e **caso fictício**. O ponto cego é o paciente real. ## O que a Resolução CFP nº 01/2009 pede de verdade A 01/2009 torna obrigatório o registro documental da prestação de serviços psicológicos. Em papel ou informatizado, o registro é sigiloso, precisa estar atualizado e organizado, e deve contemplar de forma sucinta o trabalho, a evolução e os procedimentos técnico-científicos adotados (art. 1º, §§ 1º e 2º). O art. 2º pede, em conjunto: identificação; demanda e objetivos; evolução acompanhável; encaminhamento ou encerramento; instrumentos de avaliação em pasta exclusiva; cópias dos documentos emitidos (data, finalidade, destinatário). A guarda é do psicólogo ou da instituição (art. 4º). O prazo mínimo é de **5 anos**, ampliável por lei, ordem judicial ou caso específico. O § 2º do art. 4º é o trecho que a pilha Notion + Drive costuma falhar em silêncio: o registro deve ficar em local que **garanta sigilo e privacidade** e se mantenha **à disposição dos Conselhos** para orientação e fiscalização, como meio de prova idônea. Uma pasta “Consultório 2024” no Notion pessoal, misturada com lista de compras e o TCC da especialização, não é um local desenhado para isso. Se o CRP pedir o material, ou se você precisar se defender, a pergunta prática é: você reconstitui o caso com data, autoria e integridade, ou só tem um recorte de página que alguém pode ter editado sem trilha? Detalhe de prazo e backup: [guarda de prontuário digital](/blog/guarda-prontuario-digital-como-armazenar). O guia de [prontuário online](/prontuario) traduz a mesma norma para software. ## Onde entra a Resolução CFP nº 06/2019 A 06/2019 não rege o prontuário. Ela rege os **documentos escritos** que você emite a partir do registro: declaração, atestado, relatório, laudo e parecer. Não substituiu a 01/2009. Copiar a evolução da planilha e colar num “modelo de laudo” do Notion não transforma o recorte em documento da 06/2019. O documento externo nasce com destinatário, finalidade e estrutura próprios. Entregar o banco inteiro, ou a conversa com a IA, no lugar do documento certo é o erro clássico. Se a demanda é “preciso emitir X”, o caminho é o [manual de documentos do CFP](/blog/manual-cfp-documentos-2025-resumo), não um prompt. ## Onde entra a Resolução CFP nº 09/2024 (e o WhatsApp) A 09/2024 regula o exercício da Psicologia mediado por tecnologias digitais e revogou a 11/2018. Ela **não lista** WhatsApp, Notion nem nenhuma IA de conversa pelo nome. Coloca a avaliação da ferramenta na sua responsabilidade. O art. 4º pede que você avalie as condições de confidencialidade e privacidade das informações. Os contratos de serviço mediado por tecnologia (art. 7º) devem abarcar o combinado com a pessoa atendida. O parágrafo único obriga a especificar quais recursos tecnológicos garantem o sigilo e a informar isso ao paciente. Tradução para a mesa do consultório: - **Sessão clínica** pede ambiente em que você consiga defender sigilo e o combinado registrado. Chamada de vídeo no WhatsApp e evolução no chat pessoal falham esse teste com frequência: não há DPA de dado de saúde com a Meta nem log clínico de sessão. - **Logística** (marcar, confirmar, link, cobrança) é outro patamar, se o combinado for explícito: conteúdo de sessão não entra no aplicativo. A 09/2024 não é um selo de plataforma. É um dever de escolha consciente. Checklist ponto a ponto: [Resolução CFP 09/2024 na prática](/blog/resolucao-09-2024-checklist). O recorte do aplicativo de mensagem: [psicólogo pode atender por WhatsApp?](/blog/atendimento-whatsapp-ou-plataforma-propria). ## O que a LGPD muda na mesma mesa A **Lei nº 13.709/2018** trata dado referente à saúde como **dado pessoal sensível** (art. 5º, II). O tratamento desse dado só cabe nas hipóteses do **art. 11**. No consultório, a base mais frequente para o prontuário é a tutela da saúde por profissional de saúde (art. 11, II, “f”), não um “aceito os termos” genérico do Notion. Você é o **controlador**. Notion, Google e o fornecedor da IA, quando processam o que você digitou, atuam como operadores (ou como controladores próprios, conforme o produto e o contrato). A escolha da ferramenta é sua. “Mas era o app que eu usava” não atravessa fiscalização da ANPD nem processo ético. Três artigos que a pilha genérica costuma ignorar: | Artigo | O que pede | Onde a pilha range | | --- | --- | --- | | **Art. 11** | Base legal específica para dado sensível | Colar evolução numa IA de conversa gratuita, ou no recurso de IA do Notion, sem combinado com o paciente | | **Art. 33** | Transferência internacional com garantia adequada | Conta pessoal em serviço cujo processamento relevante está fora do Brasil, sem mecanismo documentado | | **Art. 46** | Medidas técnicas e administrativas contra acesso indevido, perda e vazamento | Planilha com link “qualquer pessoa com o link”, computador sem senha, workspace compartilhado com a recepção | O **art. 18** dá ao paciente direito de acesso, correção e, nas hipóteses legais, exclusão. Se o histórico está fatiado entre Notion, e-mail, WhatsApp e uma conversa com IA, cumprir o pedido vira caça ao tesouro. Guia prático: [LGPD para psicólogos](/blog/lgpd-para-psicologos). ## Checklist CFP + LGPD para Notion, planilha e IA de conversa Use isto como pente-fino. Se dois ou mais itens falharem no material **clínico**, o próximo passo não é “organizar melhor a base”. É tirar dado de paciente da ferramenta genérica. - [ ] O que está no Notion / na planilha / na IA de conversa é anotação pessoal, **não** o registro da 01/2009? Se for o registro, ele está completo (art. 2º) e atualizado? - [ ] Consigo guardar isso por **5 anos** com integridade, mesmo se a conta for bloqueada, o plano mudar ou eu esquecer a senha? - [ ] Se o Conselho pedir o material amanhã, entrego prova idônea ou um export bagunçado? - [ ] Ninguém além de mim acessa evolução clínica (sem convite de workspace, sem aba compartilhada, sem grupo de WhatsApp “da clínica” com conteúdo de sessão)? - [ ] Documentos da **06/2019** saem como documento novo, não como print da planilha? - [ ] Atendimento online: a sessão acontece em ambiente que eu sei defender; o WhatsApp fica na logística; o paciente foi informado dos recursos de sigilo (**09/2024**, art. 7º, parágrafo único)? - [ ] Dado de saúde não vai para IA genérica. Se alguma IA processa sessão, há base legal, combinado no TCLE e política de **não treinamento** verificada (Cartilha de IA do CFP, dez/2025)? - [ ] Há DPA (ou equivalente) com quem trata o dado clínico, ou estou usando conta pessoal de produtividade como se fosse operador de saúde? - [ ] Transferência internacional (LGPD art. 33) está documentada, não só “está na nuvem”? - [ ] Consigo exportar e, depois do prazo de guarda, excluir de forma verificável (art. 18)? O checklist específico de IA (treino, DPA, residência): [IA para psicólogo e LGPD](/blog/ia-para-psicologo-lgpd-checklist). ## Notion: o que a ferramenta diz e o que o consultório precisa O Notion pessoal não é prontuário da 01/2009. É workspace de produtividade. A própria Notion, na ajuda de segurança da Notion AI consultada em **14/09/2026**, não se apresenta como registro clínico brasileiro. Na mesma página a empresa afirma que, **por padrão**, ela e seus subprocessadores de IA **não usam Customer Data para treinar modelos**. A retenção junto aos provedores de modelo muda com o plano: **Enterprise** opera com retenção zero; fora do Enterprise, o padrão é **até 30 dias**. Compromissos no nível HIPAA aparecem associados ao Enterprise. Isso é melhor do que o mito “tudo que você digita treina a IA”. Não transforma a conta pessoal num registro do CFP. O que continua em aberto para o consultório brasileiro, na conta que a maioria usa: - Você segue sendo controlador de **dado sensível** (LGPD art. 11). A política da Notion fala em Customer Data e em DPA no contexto do produto dela, não em prontuário CFP. - Convite de workspace, template da galeria e Notion AI em cima de evolução mudam quem alcança o texto. A documentação da Notion diz que a IA **respeita permissões existentes**: quem já vê a página, a IA também vê. - Fora do Enterprise, retenção de até 30 dias em provedor de modelo é um ponto a documentar. A Cartilha pede saber por quanto tempo o dado fica e qual a garantia de não treino. - Recuperar página apagada tem janela curta (a ajuda oficial fala em 30 dias). A 01/2009 pede 5 anos. Notion AI em cima de caso real, mesmo sem nome, ainda é processamento de dado de saúde se o texto for identificável por contexto. A Cartilha de IA do CFP é direta nesse ponto: evite inserir dado de paciente em ferramenta de IA; se for absolutamente necessário, anonimize de verdade, use contrato de confidencialidade, registre o consentimento e desative treinamento. Texto completo: [Cartilha de IA do CFP explicada](/blog/cartilha-ia-cfp-explicada). ## Planilha: o arquivo que parece inofensivo Planilha com evolução clínica é dado sensível sem o controle de acesso que a LGPD art. 46 pede. Honorário separado, sem queixa nem hipótese, não é prontuário. Uma aba com nome, telefone, valor, falta e “obs.” já pode ser dado pessoal. Se a coluna de observação guarda queixa, hipótese ou risco, entra no art. 5º, II e no art. 11. Planilha no computador sem senha, ou no Drive pessoal, falha o básico do art. 46: controle de acesso, rastreio, cifragem que você controla. Link “qualquer pessoa com o link” é vazamento com cara de organização. Encaminhar o arquivo à contadora com a coluna clínica ainda lá é outro fluxo sem finalidade. Financeiro sem conteúdo de sessão é outro objeto; o problema é a aba única que mistura os dois. ## IA de conversa: o que a Cartilha do CFP já respondeu O CFP **não proibiu** IA de conversa. A Cartilha de IA (dez/2025) não é resolução. É posicionamento oficial, e pode ser citada em processo ético. O recado que interessa aqui: responsabilidade não se delega; dado de paciente, evite; rascunho de documento só com revisão integral e autoria assumida. Na conta gratuita padrão, as conversas entram em treinamento salvo você desligar isso nas configurações. Mesmo sem o nome do paciente, um relato clínico identificável por contexto é dado de saúde saindo do consultório para um serviço cujo contrato padrão de usuário individual brasileiro **não** foi feito para ser o DPA do seu prontuário. Análise dedicada: [IA de conversa no consultório: os riscos éticos](/blog/chatgpt-consultorio-riscos-eticos). Usar IA de conversa para estudar teoria, redigir texto institucional sem dado de paciente, ou trabalhar **caso sintético** é outro uso. Colar a sessão de quinta para “pensar o caso” é o uso que a cartilha pede para evitar. Se a vontade é um assistente que **leia** o que você já registrou, sem colar o caso no chat aberto, o Sinthoma oferece o [Conector](/conector): leitura com consentimento, trecho literal, auditoria. Não grava, não assina, não treina modelo. ## Quando essa pilha ainda serve Serve quando o clínico **não entra**. Três usos honestos: - **Estudo e método.** Resumos de livro, mapa da sua abordagem, prompt de estudo com vinheta inventada. - **Operação sem PII clínica.** Checklist de abertura de consultório, texto de site, controle de caixa sem coluna de queixa. - **Volume muito baixo, com registro em outro lugar.** Notion como kanban de tarefas, enquanto o registro da 01/2009 mora no caderno sigiloso ou num prontuário de verdade. Dois lugares só funcionam se você não duplicar a evolução no app genérico. Não serve como “prontuário provisório até o mês que vem”, se o provisório já tem nome, história e hipótese. Dado sensível não fica menos sensível porque a agenda ainda é pequena. ## Quando migrar para um prontuário Migre quando um destes for verdadeiro. Raramente precisam dos três juntos. 1. Você já colou sessão real numa IA de conversa, ou ligou o recurso de IA do Notion em cima de evolução. 2. Alguém além de você vê o workspace (supervisão, sócio, recepção, “time”). 3. Você atende online e a sessão vive no WhatsApp, no Meet e na página do Notion, sem combinado claro no contrato (**09/2024**). 4. Um paciente pediu cópia, ou você imaginou o CRP pedindo, e não sabe o que juntar. 5. São mais que uns poucos casos ativos, e achar a sessão de março já dói. 6. Você emite documentos da **06/2019** copiando da planilha. A migração honesta não pede transcrever cinco anos numa noite. Pacientes ativos primeiro; um resumo de continuidade por caso; o arquivo antigo exportado e guardado pelo prazo da 01/2009; daqui para frente, um único lugar para o registro. O passo a passo curto está em [prontuário online para psicólogos](/prontuario). O Sinthoma existe para essa camada: rascunho de IA que você revisa e assina, dado cifrado, DPA público. O plano **Free é permanente**: 3 pacientes ativos, 30 análises de IA por mês, 8 teleconsultas por mês, sem cartão. Números em [preços](/precos). Quem processa o quê está no [DPA](/dpa) e em [segurança](/seguranca). Teste com **caso fictício**. Não migre o paciente real para “ver se gosta”. ## Perguntas frequentes ### O CFP proibiu Notion, planilha ou IA de conversa no consultório? Não. Nenhuma das três Resoluções citadas neste texto (01/2009, 06/2019, 09/2024) nomeia essas ferramentas para bani-las. O que existe é dever de registro sigiloso, de documentos bem feitos, de avaliar a tecnologia que você usa, e a LGPD sobre dado de saúde. A Cartilha de IA do CFP (dez/2025) pede que você evite inserir dado de paciente em IA genérica. ### Posso manter anotações de sessão no Notion e o prontuário em outro lugar? Pode, se a anotação for de trabalho e o registro da 01/2009 estiver completo, separado e guardado com sigilo. O risco é a mesma página cumprir os dois papéis. Se o Notion tem identificação + evolução + hipótese, ele já é o registro, com as obrigações do registro. ### WhatsApp pode continuar na rotina? Para logística, com combinado claro, muitos profissionais seguem usando. Para sessão clínica, a 09/2024 pede que você justifique confidencialidade e informe os recursos de sigilo ao paciente. O WhatsApp não traz DPA de saúde nem log de sessão no sentido do prontuário. Detalhe em [atendimento por WhatsApp ou plataforma própria](/blog/atendimento-whatsapp-ou-plataforma-propria). ### Se eu anonimizar o caso na IA de conversa, está resolvido? Anonimização de verdade é mais do que tirar o primeiro nome. Idade + profissão + bairro + enredo familiar identificam. A Cartilha pede evitar; se for inevitável, anonimizar com rigor, contrato, consentimento e desligar treino. A conta gratuita padrão não nasceu para isso. Ver [riscos éticos da IA de conversa no consultório](/blog/chatgpt-consultorio-riscos-eticos) e o [modelo de TCLE para IA](/blog/modelo-tcle-ia-sessao). ### Preciso apagar o Notion antigo ao migrar? Não apague no calor da mudança. A 01/2009 pede guarda mínima de 5 anos. Exporte, cifre o que puder, e só então pare de **crescer** aquele arquivo. Exclusão definitiva conversa com o prazo de guarda e com o art. 18 da LGPD; enquanto o prazo corre, a obrigação de conservar prevalece. > **Começar grátis:** o Free permanente do Sinthoma cabe em 3 pacientes ativos, com 30 análises de IA/mês e 8 teleconsultas/mês, sem cartão. [Ver planos](/precos). > Continue lendo: [IA para psicólogo e LGPD](/blog/ia-para-psicologo-lgpd-checklist) · [IA de conversa no consultório](/blog/chatgpt-consultorio-riscos-eticos) · [Cartilha de IA do CFP](/blog/cartilha-ia-cfp-explicada) · [prontuário com IA é seguro?](/blog/prontuario-com-ia-seguro-lgpd) --- Este documento é a representação em Markdown da página , que é a versão canônica. Peça a mesma URL sem o cabeçalho `Accept: text/markdown` para receber o HTML. Índice geral do site: .